Exchange Online (Outlook)

Mail & Kalender in der Cloud

E-Mails sind zentraler Bestandteil der Kommunikation in Schweizer KMUs. Für einen reibungslosen Arbeitsablauf sind die Mitarbeitenden auf eine ständig funktionierende, verlässliche und jederzeit von überall abrufbare E-Mail-Lösung angewiesen.

Die Anschaffung eines klassischen Exchange Servers kostet jedoch viel Aufwand und erfordert hohe Initialinvestitionen sowie regelmässige Wartung und Updates. Um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten, muss dieser mit einer Backuplösung abgesichert und gegen jegliche Art von Ausfällen geschützt werden. Wächst das Unternehmen und neue Mitarbeitende werden eingestellt, kommt der Exchange Server bald an seine Kapazitätsgrenze und muss aufgerüstet werden. Und möchte man seinen Mitarbeitenden die Flexibilität bieten, von extern auf E-Mails und Kalender zugreifen zu können, müssen entsprechende Zugänge von extern übers Netzwerk geöffnet werden. Bei unzureichendem Setup oder unentdeckten Sicherheitslücken wie Hafnium (wir haben in diesem Blog darüber berichtet) kann dies zu einem potenziellen Sicherheitsrisiko führen.

Deswegen lohnt es sich, den Wechsel auf die modernere Cloudlösung «Exchange Online» ins Auge zu fassen.

Exchange Online – der Email Server in der Cloud

Exchange Online ist die Weiterentwicklung des klassischen, lokal gehosteten Exchange Servers und wird komplett in der Microsoft Cloud verwaltet. Updates und Patches werden automatisch installiert, Sie müssen sich also weder um die Wartung kümmern noch um Sicherheitslücken sorgen. Exchange Online ist eine «Software-as-a-Service (SaaS) Lösung», was Ihnen erlaubt, pro Mitarbeitenden ein Postfach pro Monat zu einem kleinen Preis zu mieten. Die Anzahl Mitarbeitenden lässt sich von Monat zu Monat flexibel anpassen. So bezahlen Sie immer nur das, was Sie effektiv benötigen.

Folgende Vorteile bringt Ihnen Exchange Online gegenüber dem klassischen Exchange Server:

Höchste Sicherheit
Microsoft investiert jährlich rund eine Milliarde USD in die Sicherheit und den Schutz ihrer Rechenzentren. Dies ermöglicht ein Level an Sicherheit, welches bei einem lokalen Exchange Server nie erreicht werden kann. Zudem ist Exchange Online mit diversen Sicherheitsfeatures ausgestattet. Mit DLP (Verhinderung von Datenverlust) können beispielsweise Daten klassifiziert und das Senden dieser Daten an unbefugte Personen verhindert werden. Ausserdem sind Ihre Postfächer durch einen einfachen Antischadsoftware- und Antispam-Filter geschützt.

Mehr Flexibilität
Durch die monatliche Lizenzierung können Sie die Anzahl User jeweils per Monatsende flexibel anpassen. So fallen bei Mitarbeiterfluktuationen keine unnötigen Kosten an. Und auch Ihre Mitarbeitenden gewinnen an Flexibilität, indem sie die E-Mails und den Kalender standortunabhängig auf jedem Email-Client abrufen können. Für die vollständige E-Mail- und Kalenderverwaltung mit allen Funktionen können Sie zudem auf die Webversion von Outlook zugreifen oder das Outlook App fürs Smartphone im Appstore kostenlos herunterladen.

Hohe Verfügbarkeit
Die ausgereifte Cloud-Infrastruktur von Microsoft garantiert eine Verfügbarkeit von 99.9%. So können Sie sich absolut auf die Funktion von E-Mail und Kalender verlassen.

Datenhaltung Schweiz
Ihre E-Mail- und Kalenderdaten liegen auf georedundanten Servern mit erstklassiger Notfallwiederherstellung. Für Schweizer Kunden werden die Daten in den Rechenzentren in Genf und Zürich gehalten und innerhalb des Landes gespiegelt. Ein Sicherheitsteam überwacht die Serveranlagen rund um die Uhr, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.

Wir helfen bei Lizenzfragen, Einrichten und Datenmigration
Exchange Online ist in diversen Lizenzen von Microsoft 365 bereits enthalten. Sie können Ihr E-Mail und Ihren Kalender dadurch mit Outlook, dem fortschrittlichen E-Mail-Verwaltungsprogramm, bearbeiten. Falls Sie eine reine Exchange Online Lizenz lösen, können Ihre Mitarbeitenden ihre E-Mails und den Kalender auch über das Outlook-Web abrufen. Bei Lizenzfragen und Fragen zu den verschiedenen Plänen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.